Nuevo aplicativo permite reportar las solicitudes de mantenimiento en la Facultad

La Facultad de Minas lanzó un nuevo software para el reporte de las solicitudes de mantenimiento de la infraestructura en el Campus Robledo. Gracias a esta herramienta los usuarios podrán hacerle seguimiento a sus solicitudes y evaluar el nivel de satisfacción luego de prestado el servicio. La invitación es a que la comunidad comience a realizar los reportes a través del aplicativo y no por vía telefónica o correo electrónico, como se hacía hasta el momento.

Para enviar una solicitud, el usuario ingresa al portal de la Asistencia Administrativa, selecciona el aplicativo para Órdenes de Trabajo, inicia sesión con su correo electrónico y contraseña institucionales y procede a diligenciar el formulario que incluye preguntas sencillas como el tipo de servicio que requiere (cerrajería, plomería, red, etc.), si el mantenimiento es preventivo o correctivo, la ubicación, entre otros.

Este modelo de atención incorpora la herramienta de ANS o Acuerdo de Niveles de Servicio a partir del cruce de cuatro variables, con las cuales se establece la prioridad en la atención de los eventos reportados. Dentro de las variables inclusas en la matriz de priorización se tienen el nivel de riesgo del incidente, la afectación en los servicios públicos, el número de personas impactadas y las oficinas que requieren atención con prioridad.

Así entonces el equipo de Mantenimiento y Desarrollo dispondrá de hasta dos días para la atención de incidentes de muy alto impacto, 4 días para eventos mayores no tan severos, y 7 y 15 días respectivamente para otros eventos de menor nivel de riesgo o impacto general.

Luis Gabriel Restrepo Cárdenas, asistente administrativo del área de Mantenimiento y Desarrollo de la Facultad, afirma que al tener mayor control de la información gracias a los datos que suministren los usuarios, el trabajo será más eficiente y se mejorarán los tiempos de respuesta ante las solicitudes. Y enfatiza en la importancia de que la comunidad universitaria se apropie del concepto de Acuerdos de Niveles de Servicios para que evalúe correctamente los niveles reales de urgencia de cada situación.

Cabe resaltar que el equipo de Mantenimiento y Desarrollo administra una de las variables de la matriz asociada a los ANS, teniendo en cuenta que esta dependencia es quien conoce la capacidad operativa del equipo de trabajo, la disponibilidad de recursos materiales y financieros, entre otros elementos; agrega Luis Gabriel Restrepo.

Luego de que el usuario envía la solicitud, todo el personal del área de Mantenimiento y Desarrollo queda enterado del reporte, se procesa la posibilidad de atenderla o no y en caso positivo se delega al funcionario correspondiente. Proceso durante el cual el usuario se mantiene informado mediante notificaciones del estado de su solicitud.

“Ante la pluralidad de servicios hay cosas que se salen de las manos del equipo de mantenimiento; porque no hay recursos financieros, materiales u otros las ordenes pueden no ser atendidas. En el 98% de los casos se atienden, pero algunas son reprogramadas porque hay carencia de recursos en ese momento”.

Otra variable que se incorporó en el aplicativo es la evaluación final de la satisfacción tras el servicio presado, lo que permite tomar acciones preventivas y correctivas para el equipo. Y si el usuario no quedó a gusto con el trabajo, la orden se reabre hasta que quede satisfecho.  

El aplicativo ya está funcionando en línea, inicialmente está habilitado para que los profesores hagan los reportes pero paulatinamente se incluirá al personal administrativo y de laboratorios. Quienes deseen ser habilitados deben escribir al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Para acceder al aplicativo ingrese a: http://minasnet.medellin.unal.edu.co/portal/?q=herramientas/asistencia-administrativa